6 Tips Untuk Menguasai Video Call yang Membuat Klien Anda Terkesan

6 Tips Untuk Menguasai Video Call yang Membuat Klien Anda Terkesan

Bagaimana jika Anda dan klien Anda dapat menantikan pertemuan video alih-alih melihatnya sebagai kejahatan yang diperlukan?

Menurut studi Korn Ferry 2019, “89% pekerja mengatakan mereka membuang waktu setiap minggu untuk menghadiri pertemuan dan telepon yang tidak produktif.”

Tren rapat yang dijalankan dengan buruk saat ini memberikan banyak peluang bagi Anda untuk bersinar sebagai penggemar rapat video.

Anda dapat mengubah aspek perjalanan klien ini dengan eksekusi yang tepat, menghasilkan peran yang lebih memuaskan dan hubungan klien yang lebih erat yang akan meningkatkan nilai Anda di pasar.

Sebelum rapat

Meletakkan dasar yang kuat untuk pertemuan yang luar biasa adalah di mana persiapan diperlukan.

Kerjakan Pekerjaan Rumah Anda

Ini membantu untuk mengetahui apakah peserta Anda – atau seseorang yang dekat dengan mereka – memiliki pencapaian baru-baru ini yang melibatkan ucapan selamat atau kegembiraan bersama mereka atau sekadar menanyakannya.

Anda hanya ingin melakukan pengintaian yang tepat untuk memastikan Anda memiliki jumlah pengetahuan terkini dan bermakna yang tepat. Percayalah padaku; itu sepadan dengan penelitian ekstra 5-10 menit dan akan menjadi pengubah permainan bagi kedua belah pihak.

Bangun T&J ke dalam Agenda Anda

Pertanyaan tidak dapat dihindari dalam panggilan video, terutama di industri kami.

Terlepas dari rekap verbal yang disebutkan nanti dalam artikel ini, Anda akan ingin memesan lima menit terakhir untuk pertanyaan dan jawaban.

Jika Anda mengabaikan praktik ini, Anda berisiko melewati waktu atau terburu-buru keluar, yang keduanya adalah larangan panggilan video.

Kirim Pengingat Manual

Pertama, Anda ingin mengirim pengingat rapat manual satu atau dua jam sebelum waktu pertandingan.

Otomatisasi tidak tahan kegagalan, jadi pengingat manual memastikan peserta Anda muncul meskipun ada gangguan teknologi.

Pengingat manual juga menambahkan elemen manusia yang bagus dengan menyesuaikan pengalaman dan mengomunikasikan keterlibatan dan minat Anda.

Pertimbangkan untuk memasukkan humor ringan ke dalam pengingat ini untuk membangun hubungan baik dengan para peserta.

Singkatnya, latihan ini berfungsi sebagai cara sederhana untuk bekerja lebih keras.

Konfirmasi Audio & Video

Pemeriksaan pra-rapat yang paling penting adalah menjalankan perangkat lunak Anda 5-10 menit lebih awal untuk memastikan audio dan video Anda berfungsi penuh.

Anda akan ingin melihat seperti apa latar belakang Anda dan memastikan bahwa kepala ranjang Anda terkendali.

Perhatikan tombol mute, dan berhati-hatilah untuk tidak membisukan diri Anda sendiri saat berbicara di telepon!

Selama Pertemuan

Tidak peduli seberapa sering Anda melakukan panggilan video, selalu ada ketidaknyamanan.

Menghilangkan Kecanggungan

Hilangkan kecanggungan langsung dari gerbang dengan pertanyaan atau komentar tentang peserta Anda atau bisnis mereka.

Skenario ideal di sini melibatkan Anda merayakan sesuatu dengan para peserta, seperti yang telah kita bahas di atas.

Pendekatan ini mungkin tidak sekreatif saran pemecah kebekuan yang menyenangkan, tetapi aman.

Dan itu meningkatkan pengalaman klien dengan menambahkan tingkat sentuhan pribadi lainnya.

Berikut adalah beberapa contoh peristiwa kehidupan:

  • ulang tahun merek: Perusahaan baru-baru ini merayakan (atau akan merayakan) ulang tahun sejak diluncurkan.
  • Ulang tahun peran: Seorang peserta baru-baru ini merayakan (atau akan merayakan) hari jadi mereka dalam peran mereka saat ini, dengan perusahaan, atau dalam industri.
  • Promosi terbaru.
  • Postingan terbaru/artikel.
  • Proyek atau studi kasus terbaru.
  • Desain ulang merek dan/atau situs web.
  • Pernikahan.
  • Ulang tahun pernikahan.
  • Kelahiran seorang anak.
  • Hari ulang tahun.
  • Kelulusan.
  • Kemenangan tim olahraga profesional favorit.
  • Maraton.

Catatan: Sebagian besar acara ini tidak terbatas langsung pada peserta Anda; mereka juga dapat melamar ke salah satu orang yang mereka cintai.

Komunikasikan Berhenti Keras

Satu pelanggaran pesta pertemuan, dalam buku saya, tidak mengkomunikasikan penghentian keras pada awal pertemuan.

Beri tahu peserta, sesegera mungkin, bahwa Anda harus mengakhiri pada waktu yang telah disepakati.

Kegagalan untuk melakukannya dapat membuat akhir rapat menjadi canggung, tergantung pada bagaimana waktu dikelola.

Ulangi Agenda

Sebagai rasa hormat yang strategis, ingatkan undangan tentang kerangka waktu pertemuan dan konfirmasikan bahwa itu masih berfungsi untuk mereka.

Sesuatu seperti, “Sepertinya kita menghabiskan waktu 30 menit untuk pertemuan ini. Apakah itu masih berhasil untukmu?”

Kedua, jangan berasumsi bahwa peserta membaca rencana perjalanan.

Pastikan mereka tahu apa yang ada di daftar, dan izinkan mereka membuat tambahan.

Langkah penting dalam rapat ini menetapkan harapan yang tepat dan memberikan rasa kontrol kepada peserta, yang keduanya akan membuat mereka merasa nyaman.

Tetap Pada Agenda

Kita semua tahu ini jauh lebih sulit untuk dilakukan daripada kedengarannya.

Penting untuk memastikan bahwa Anda menggunakan agenda sebagai panduan Anda untuk melaksanakan rapat.

Jangan menyimpang ke area yang sebelumnya tidak disetujui oleh kedua belah pihak.

Pertama, dapat dilihat sebagai tidak profesional untuk menyinggung hal-hal yang tidak termasuk dalam poin pembicaraan asli.

Kenyataannya adalah bahwa orang melakukan ini sepanjang waktu, dan itu mungkin tidak diperhatikan.

Namun, inilah yang tidak akan luput dari perhatian: Rapat yang dijalankan dengan ketat yang melekat pada agenda, yang akan menonjol di antara orang banyak setiap saat.

Cara Mengatasi Pertanyaan Periferal

Bagaimana dengan skenario sulit di mana peserta menyela komentar atau pertanyaan yang dijamin akan menggagalkan atau menunda pertemuan?

Dalam situasi ini, yang terbaik adalah mengakui pertanyaan itu dan meminta izin untuk menjawabnya di akhir pertemuan.

Itu menawarkan kesempatan lain untuk memberikan rasa kontrol kepada tamu Anda sambil mengelola rapat Anda secara efisien.

Peserta juga akan menghargai Anda mengemukakan pertanyaan mereka di akhir pertemuan karena itu merupakan indikator lain bahwa mereka telah didengarkan dan diprioritaskan.

Di akhir rapat, Anda memiliki dua opsi.

Jika Anda mengalami kesulitan, soroti keberhasilan rapat dengan bijaksana dan mintalah izin untuk menjawab pertanyaan mereka melalui email atau sejenisnya.

Anda bahkan dapat menambahkannya ke pertemuan berikutnya jika berlaku.

Bahkan jika Anda memiliki fleksibilitas, Anda tetap harus menggarisbawahi keberhasilan pertemuan sebelum menangani masalah periferal apa pun, membantu memastikan mereka memahami bahwa Anda mendukung akhir kesepakatan Anda.

Berikan rekap rapat secara lisan (dibahas di bawah) dan soroti bahwa Anda berakhir tepat waktu, yang menunjukkan bahwa Anda mengelola rapat dengan baik dan menghargai waktu mereka.

Rekap diikuti dengan komentar seperti, “Fred, Anda memiliki pertanyaan sebelumnya tentang ________. Saya punya waktu tambahan jika Anda ingin memperpanjang pertemuan, atau kami dapat menangani ini melalui email jika itu lebih cocok untuk Anda.”

Perhatikan bahwa Anda dengan bijaksana menyoroti bahwa mereka memperpanjang pertemuan.

Berikan Rekap Verbal

Merekap rapat secara lisan adalah salah satu hal favorit saya untuk dilakukan saat rapat berakhir.

Ini meningkatkan ketelitian, memberikan ringkasan yang bermanfaat, dan menciptakan akhir yang tidak terlalu canggung.

Rekap ini harus komprehensif, menyoroti semua poin pembicaraan utama pertemuan, termasuk topik insidental.

Mereka juga harus ringkas, pernyataan seperti poin-poin.

Berakhir Tepat Waktu

Ini tidak bisa terlalu ditekankan.

Pertama-tama, ini mengomunikasikan bahwa Anda menghargai waktu setiap orang.

Kedua, ini menunjukkan bahwa Anda tahu cara menjalankan rapat secara efisien.

Dan, jika Anda telah menyelesaikan semua yang diperlukan dalam waktu kurang dari waktu rapat yang ditentukan – silakan akhiri rapat lebih awal. Lagi pula, siapa yang tidak suka mengambil kembali beberapa menit dari hari mereka?

Kirim Rekap Email Setelah Rapat

Ini hanya praktik terbaik.

Namun, berapa banyak dari kita yang bersalah karena mengabaikan langkah ini?

Ini harus berupa email sederhana dengan poin-poin untuk semua yang dibahas, termasuk item tindakan.

Anda juga harus meminta penerima untuk mengonfirmasi bahwa tidak ada yang terlewatkan.

Kesimpulan

Pertimbangkan untuk mempraktikkan beberapa taktik ini sekaligus hingga menjadi kebiasaan.

Ikuti itu dengan menerapkan beberapa lagi.

Ini akan mencegah Anda merasa kewalahan dan dengan demikian gagal meningkatkan manajemen panggilan video Anda.

Menguasai panggilan video adalah cara sederhana untuk mendapatkan rasa hormat dan penghargaan dari orang-orang yang Anda temui.

Yang juga patut diperhatikan adalah kepuasan luar biasa yang akan Anda alami saat melaksanakan rapat dengan kemahiran.

Ini untuk Anda menjadi pemasar digital yang ditunggu-tunggu oleh semua orang!

Lebih banyak sumber daya:


Gambar Unggulan: fizkes/Shutterstock

Share

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *